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かつては紙の申請書で商標登録の出願をすることが当たり前でしたが、現在はインターネットが普及していることを受けて、特許庁はインターネットを介しての電子出願を推奨しています。

特許庁側・申請者側双方にとって良いことがたくさんある電子出願ですが、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。また、電子出願を利用する際にはどのような手続きを踏む必要があるのでしょうか。

特許庁は、出願人の利便性の向上や出願の処理にかかるコスト削減を目的として1990年12月より電子出願を開始。2005年10月からは、高速のインターネット回線を利用した電子出願を開始しており、高速で通信したり大容量のデータを送受信することができるようになっています。
2015年には、特許庁への電子出願率が特許・実用新案・意匠・商標の４つで平均約94パーセントの高い水準となりました。

電子出願を行うメリットは次の4つです。

1) 24時間手続ができる
　平日はもちろん、夜間や休日でも申請することが可能です。

2) どこからでも申請できる
　パソコンさえあれば、自宅やオフィス、地方や海外などどこからでも申請できます。

3) 記入ミス・記入漏れがない
　入力チェック機能やオンラインヘルプ機能があるので、ミスの心配もなく安心です。

4) 時間・コストの節約
　専用用紙の入手は不要で、待ち時間もありません。また、複数の申請手続をまとめて行うこともできます。

電子申請を行うには、まず電子証明書を入手することから始めなければなりません。

法人の場合は、まず法務省のホームページから証明書発行申請に必要なソフトをインストールし、申請ファイルはCD-Rなどに格納します。次に、電子申請発行申請書・申請ファイルを格納したCD-Rなど・印鑑カードを持って、本社の住所を管轄する登記所に出向き、電子申請書の発行申請をしましょう。
そして電子証明書発行確認票を受領し、その後、インストールした専用ソフトでインターネットから電子証明書をダウンロードすれば、すぐ電子出願ができるようになります。

個人の場合は、個人番号カードに利用者証明用電子証明書が搭載されています。そのため、個人番号カードを申請して取得すれば、ICカードリーダライタを使ってそれを読み込むことで電子出願を利用することが可能です。

今や電子出願を行うことが主流となっているため、逆に、電子出願できる手続を従来通りの書面で行う場合には、記載事項を特許庁長官認定の登録情報処理機関で電子化することが必要です。そのため、書面で出願すると別途電子化手数料がかかるので注意しましょう。